Association : bien utiliser votre site web
Loin de nous l’idée de prétendre détenir LA bonne technique pour utiliser votre site web de manière optimale. Chaque association, chaque entreprise, est différente et nous en avons pleinement conscience.
Néanmoins, notre expertise en création de sites web pour association nous a permis d’identifier une série de bonnes pratiques dans l’utilisation de votre site web associatif. En voici quelques lignes.
Une série d’articles spécifiques sortira d’ici à quelques semaines. Nous vous détaillerons un ensemble de pratiques possibles pour votre association.
Utiliser votre site web avec le public
Cela nous semble évident : si vous créez un site web, c’est surtout et avant tout pour communiquer avec le grand public et faire connaître la mission de votre association.
Le contenu pédagogique pour le grand public
Concernant ce grand public, nous vous conseillons la création de contenu pédagogique. Plus vous allez publier du contenu spécifique de qualité, plus vous allez formuler des réponses précises à des besoins précis, plus votre association sera considérée comme « association de référence » face à votre problématique.
La qualité du contenu et sa multiplicité vous serviront en guise de visibilité.
Essayez de répondre à toutes les questions possibles au travers de petits articles précis. Faîtes votre possible pour montrer votre spécialisation dans le coeur de votre thématique pour commencer. Vous pourrez par la suite vous déployer sur des sujets annexes.
L’importance de l’espace presse
N’oubliez jamais de créer un « espace presse », disposant d’un dossier de presse téléchargeable en PDF et le même dossier en HTML. De la même manière, laissez à disposition quelques photos officielles et vidéos officielles que vous autorisez à publication (avec droits de publication).
Votre espace presse doit contenir toutes les informations essentielles. Elles seront nécessaires pour qu’un journaliste ou blogueur puisse se faire une idée sur votre association. Ce journaliste saura en quelques secondes s’il peut vous contacter.
En tant que responsable de communication, vous serez la voix de l’association. Mettez vos coordonnées professionnelles (ligne directe et mail pro) afin de faciliter l’échange.
Néanmoins, il existe des manières plus poussées d’utiliser votre site web d’association.
Utiliser votre site web en interne
Le second intérêt de réaliser un site web est clairement de faciliter vos échanges en interne. Pour ce faire, un sous-domaine est parfaitement envisageable. Cet espace doit être facilement accessible mais rester « secret ». Vous pourrez décidez de ne pas indexer ce sous-domaine.
Par ce biais, votre site web va devenir le lieu virtuel où toutes vos procédures seront sauvegardées et tous les échanges facilités et fluides. Par conséquent, les buts finaux sont d’obtenir une qualité de service régulière et d’éviter les écueils qui nuiraient à l’image de votre association.
Faciliter les échanges génériques
Dans un premier temps, Créer un site web
pour votre association aidera vos salariés –si vous en disposez. Cela impactera les membres du bureau central puis les membres des antennes locales.
Par exemple : tout le monde pourrait accéder en quelques clics à votre fiche de présentation, aux dossiers de presse, au logo, à la bannière ou au bulletin d’adhésion.
Dans votre position de responsable de communication, l’intérêt est de vous délester des tâches citées afin de vous recentrer sur d’autres priorités (communiquer avec l’extérieur et faire connaître votre association).
Faciliter la réponse au public
En tant qu’association, il n’est pas impossible que certains de vos adhérents aient à recevoir du public. Si tel est le cas, vous avez peut-être prévu une grille de réponse standard.
Dans ce cadre, votre mission peut parfois vous positionner dans des situations émotionnellement complexes pour votre public-cible comme pour vos répondants/accueillants.
Vous pouvez utiliser votre site web pour permettre à ces personnes de disposer de procédures standardisées diverses. Par exemple, vous pouvez :
- soumettre aux intéressés un guide des procédures pour répondre au mieux à votre cible ;
- proposer des réponses-types pour gérer une réponse émotionnelle chargée ;
- vous pouvez intégrer une procédure concernant des dispositifs spécifiques en réponse à une demande particulière ;
Faciliter les échanges avec les antennes locales
Il peut être délicat de contrôler les actions effectuées par les antennes locales, situées à plusieurs dizaines ou centaines de kilomètres du siège de votre association.
Parfois, une antenne locale agit comme un organe indépendant. Dans ce cadre, les adhérents agissent comme s’ils étaient indépendants. Comme s’il ne représentaient pas la « marque », l’image de votre association. Il peut s’avérer très utile de fournir un guide complet pour les antennes locales.
Toutefois, cet échange ne doit pas être uniquement unilatéral.
Vous devez garder à l’esprit que les antennes locales peuvent avoir besoin de vous faire remonter des informations. Certaines antennes locales peuvent rencontrer des difficultés que d’autres antennes locales éloignées auraient pu rencontrer.
Dans votre position, si vous êtes au courant de tous les événements et de toutes les problématiques, vous pourrez proposer des solutions en un clin d’œil.
Attention toutefois à ne pas tomber dans un outil trop « lourd » à utiliser.
Utiliser son site web : publier du contenu d’intérêt général
Vos adhérents ont de nombreux savoir-faire, de nombreuses connaissances qu’ils utilisent parfois au quotidien pour faire vivre votre association.
Retranscrire leur connaissance et les publier sur votre site web aura un double impact :
· mettre à la disposition de tous vos adhérents ces savoir-faire particuliers afin d’enrichir les connaissances de chacun ;
· appliquer ce qui a été rédigé, ce qui a déjà été fait dans le passé, pour capitaliser sur l’avenir.
Si vous avez besoin d’une meilleure analyse de votre besoin, nous vous conseillons de prendre contact avec notre agence web à Lyon , l’Agence HTTP 5000.
